Under 2022 så var Kristinehamns kommun på externa konferenser för 1,1 miljoner kronor. Hittills i år går notan på strax under tre miljoner.
– Vi har inga nöjesresor eller aktiviteter som bara syftar till att det är trevligt, säger Martin Willén, kommundirektör.
NKP har begärt ut alla fakturor för de externa konferenser som kommunens personal åkt på. Syftet är att se vad kristinehamnarnas skattemedel går till.
Under 2022 åkte kommunens förvaltningar sammanlagt på konferens i externa lokaler 47 gånger. Den förvaltning som åkt på flest gånger är skolförvaltningen. De var under föregående år iväg 17 gånger. Den förvaltning som åkt iväg minst antal gånger är AKV, förvaltningen för arbete, kompetens och välfärd, som inte varit på konferens en enda gång.
Enligt Martin Willén beror det på förvaltningens ekonomiska läge. I år ligger förvaltningen 21 miljoner back.
– Det är mest ett symbolvärde att inte åka iväg på konferens då, säger han.
Kulturförvaltningen var på konferens två gånger 2022 till en kostnad av 24 594 kronor.
Den förvaltning som åkt näst flest gånger är kommunledningsförvaltningen som åkte på externa konferenser elva gånger under föregående år. Förvaltningen för stöd, vård och omsorg var iväg sex gånger liksom miljö- och stadsbyggnadsförvaltningen. Tekniska förvaltningen var på fem externa konferenser.
Martin Willén förklarar att kommunen har en gemensam policy för hur de ska åka på konferens.
– Det ska vara kopplat till en verksamhet, det kan vara en utbildningsinsats eller en verksamhetsplaneringsinsats där man behöver samla personer som ofta inte träffas eller inte träffas tillräckligt mycket under en längre tid för att jobba med planeringsinsatser. Det ska vara utgångspunkten, eller att det har att göra med någon typ av verksamhetsförändring, säger han.
Det finns evenemang som har en nöjesprägling inom kommunen, men det ska inte vara syftet med att åka på externa konferenser.
– I hela kommunen har vi samma utgångspunkt. För det första ska alla kostnader som vi har vara motiverade utifrån ett verksamhetsperspektiv. Vi har inga nöjesresor eller aktiviteter som bara syftar till att det är trevligt. Sen har vi aktiviteter i kommunen som är av det slaget, men det är ganska lite, som pensionsavtackningar.
När personal åker iväg på externa konferenser är det schemalagd tid. Då får inte personalen dricka alkohol, men det är tillåtet att göra det när den schemalagda tiden är slut när det ingår övernattning i konferensen.
– Kommunen betalar inte för alkohol i fall det är så att det är en aktivitet där det finns mat. Det är dessutom inte tillåtet att dricka alkohol på arbetstid, säger han.
Enligt Martin Willén spelar kostnaden för konferensen roll.
– Vi ska vara aktsamma med pengarna såklart. Kostnaden för en konferens är betydelsefull. Vi har inga beloppsgränser i kommunen. Det beror på att vi är en stor organisation, 2 500 anställda, så det ser olika ut helt enkelt. I något fall är det få som åker, då har man fler alternativ att välja på. I något fall är det fler och då är det inte så många anläggningar som tar emot många.
Han berättar att kommunen har avtal med några aktörer. Loka Brunn är ett sådant exempel. Men det finns inga ramavtal som binder kommunen att använda en specifik anläggning enligt Martin Willén.
– Då vet vi i förväg vad kostnaden kommer vara och vi vet villkoren för ombokning. Kostnaden ska respektive verksamhetsansvarige ha koll på och kostnaderna ska vara rimliga. Vad är rimliga då? Det kanske är så att kostnaden för hyra av lokal för konferens plus övernattning och mat för två dygn är 4 000 per person.
Enligt Martin Willén finns det inga planer i dagsläget på att minska antalet externa konferenser.
– Hittills har vi inte haft anledning att fatta beslut om restriktivitet utifrån ett ekonomiskt perspektiv. Vi har en hygglig ekonomi i kommunen kan man säga, även om vi framåt har ekonomiska utmaningar. Så vad som sker framåt beroende på hur ekonomin i kommunen ser ut törs jag inte säga.
Oavsett om det gäller kostnader för externa konferenser eller om det är andra aktiviteter så menar han att det är viktigt att de är på en okej nivå.
– Vi ska inte vara återhållsamma, för vi ska göra bra verksamhet. Om det vore så att det vore för nöjes skull så skulle värderingen av kostnaden se helt annorlunda ut. Det ska vara väl motiverat utifrån ett verksamhetsperspektiv, att insatsen får god effekt i verksamheten.
Hur mäter man en effekt då?
– Ja, det är en utmaning såklart. Om det är en utbildningsinsats så kan man mäta effekten på hur väl vi använder det som vi utbildar till.
Hittills i år så har kommunen varit på 51 externa konferenser. Det är förvaltningen för stöd, vård och omsorg som varit på flest konferenser, 17 stycken.
Miljö- och byggnadsförvaltningen har varit på en konferens till en kostnad av 1 696 kronor vilket är den billigaste hittills. AKV har varit på en konferens i år till en kostnad av 13 780 kronor.
Kulturförvaltningen har varit iväg en gång också där notan blev 44 613 kronor.
Även den administrativa nämnden har varit på en konferens. Det är den nämnd som är placerad i Kristinehamn men som är gemensam med Storfors, Filipstad, Karlskoga och Kristinehamn. Den konferensen kostade 61 040 kronor och gick till Loka Brunn.
De tre förvaltningar som återstår är tekniska förvaltningen som varit på elva konferenser hittills i år. Kommunledningsförvaltningen har varit på tio konferenser och skolförvaltningen på nio.
Den konferensanläggning som är använd flest gånger är Loka Brunn. Andra populära destinationer är Hennickehammars herrgård, Dömle herrgård, Selma spa och Ölme Prästgård för att nämna några.
Så har granskningen gått till
Under hösten har NKP i två omgångar begärt ut fakturor som gäller externa konferenser och konferenser på hotell för 2022 och hittills i år. Alla fakturor har sedan delats upp på respektive förvaltning och år och sedan sammanställts. De förvaltningar som står för de flesta konferenser har sedan bokats in för fördjupande intervjuer om deras egna fakturor.